Un artículo elaborado por nuestro equipo especializado en organizaciones
¿Hasta dónde abrimos una decisión? ¿Quién debe participar? Y, ¿cuándo es el momento de cerrarla?
Estas son las preguntas que nos hacemos y que nos plantean cada día más organizaciones que quieren introducir una cultura más democrática y participativa en su funcionamiento, sin dejar de ser eficientes y sostenibles en todos los niveles (económico, humano, etc.).
Desde Fil a l’Agulla compartimos con vosotros algunas ideas por si os pueden ayudar en este proceso: :
La importancia de la claridad
Sea cual sea el modelo jurídico y organizativo de vuestra organización, un aspecto que facilita mucho la toma de decisiones y la participación es la claridad sobre el organigrama (quién hace qué) y el sistema de gobernanza o toma de decisiones: en qué espacios se toma cada tipo de decisión, qué personas o grupos participan, de qué manera, cómo se involucran, etc.
La importancia de la legitimidad y la confianza
Notamos muchos malentendidos sobre el liderazgo democrático y, a menudo, vemos que se confunde la participación con "decidirlo todo entre todas" o con "que todo el mundo tenga que opinar sobre todo".
Desde nuestro punto de vista, es importante que la persona o el grupo que lidera esté dispuesto a escuchar el feedback y promueva la participación necesaria en cada momento. Al mismo tiempo, también es fundamental que las personas o el equipo que es liderado aprendan a confiar y legitimar las decisiones que el grupo líder toma en un determinado momento. Esta es una danza entre opinar y, al mismo tiempo, dar espacio para probar ideas, aceptando que quizás habrá que revisarlas y ajustarlas. Forma parte del proceso darse cuenta, asumir responsabilidad y seguir aprendiendo.
La habilidad de abrir y cerrar
Este es uno de los retos clave a la hora de practicar una toma de decisiones más participativa. Creemos que las personas que lideran (ya sea desde un rol formal o no) deben tener la habilidad de abrir —preguntar, escuchar, crear espacios participativos, etc.— y también la habilidad y la valentía de cerrar —recoger, incorporar todos los feedbacks y tomar una decisión para poder avanzar.
Si abrimos poco, podemos tomar decisiones poco conectadas con el conjunto, perdiendo sentido y pertenencia. Y si abrimos demasiado, podemos tener muchos temas abiertos que nunca se cierran, generando una sensación de agotamiento y pérdida de eficiencia.
¿Qué significa “abrir”?
Abrir significa promover la participación y escuchar. Pueden ser espacios diferentes:
Espacios de indagación a nivel de contenido:
- Espacios para recoger feedback sobre el contenido de una propuesta, proyecto, etc. (se puede comenzar haciendo una propuesta y llevarla al equipo para que la enriquezca, o bien abrir primero un espacio de indagación para recopilar ideas, a partir de las cuales elaborar una primera propuesta que luego volveremos a presentar al equipo).
- Espacios para indagar sobre un tema: se puede abrir un espacio para explorar qué se piensa sobre un tema, buscar diferentes puntos de vista y generar un diálogo utilizando técnicas de indagación como los sombreros de Edward de Bono, el World Café, el Café Diálogo, etc.
- Las personas y/o equipos que lideran un tema necesitan buscar los conocimientos y a las personas expertas que se requieren.
Espacios de escucha de las reacciones:
- Espacios donde las personas pueden expresar sus reacciones, cómo les llega una determinada propuesta o decisión. Este sería únicamente un espacio de escucha. Para prepararnos para este espacio, podemos preguntarnos: ¿qué reacciones anticipo? ¿Cuáles pueden ser más difíciles de escuchar? Y trabajarlas un poco previamente.
- A veces hay decisiones que representan un cambio cultural y pueden generar resistencias. Escuchar estas resistencias, tenerlas en cuenta y acompañarlas es importante para poder tomar la decisión con más conciencia y también para ayudar a las personas a aceptarla.
- Cuando abrimos espacios, a menudo nos encontramos con críticas. Algunas críticas, si logramos captar su esencia y lo más importante de su contenido, pueden ayudarnos a conectar más con el propósito, la visión y el sueño elevado; nos recuerdan quiénes somos, nuestra ética y el uso que queremos hacer del poder. Otras críticas, aquellas que insisten en traer una y otra vez un punto de vista diferente al acordado o las que se expresan de manera irrespetuosa, necesitan que pongamos un límite para poder cuidarnos a nosotros mismos, al equipo y a la organización.
¿Qué significa “cerrar”?
Cerrar significa que ya no pedimos más opiniones y que tomamos una decisión sobre el tema, teniendo en cuenta el propósito, los feedbacks recogidos, el momento y todas las demás necesidades de la organización que requieren atención.
Cerrar significa tomar una decisión para poder avanzar y tener una dirección que iremos revisando según el feedback que vayamos recibiendo.
Existen muchos métodos diferentes de toma de decisiones que pueden ayudarnos en determinados momentos a cerrar (las votaciones, el consenso, el consentimiento, etc.). Cada organización y equipo debe encontrar los que le resulten más útiles según su cultura interna y cada situación.
Lo que puede resultar más difícil de “cerrar” en una cultura organizativa más basada en la autogestión es tomar una decisión sabiendo que no todo el mundo estará completamente de acuerdo. Esto nos cuesta porque tenemos muy integrada la cultura del consenso y queremos “que todo el mundo esté bien”, o porque nos domina demasiado “la necesidad de agradar a todos”. En estos momentos, puede ayudarnos conectar con el sentido, el propósito y el bien común que nos lleva a tomar la decisión.
Entonces, ¿cuándo abrir y cuándo cerrar?
Identificar cuándo abrir y cuándo cerrar es muy importante. Para definir qué tipo de proceso queremos poner en marcha, puede ser útil analizar el tipo de decisión que necesitamos tomar y su alcance.
Cuando las decisiones son estratégicas y/o abordan temas que afectan la identidad y la cultura de la organización (propósito, visión, salarios, etc.), puede ser útil abrir la participación a más personas o a toda la organización.
Cuando las decisiones son más operativas o afectan solo a un equipo, puede ser más adecuado abrir el proceso únicamente al equipo correspondiente o a las personas a quienes la decisión impacta directamente.
En cuanto a los procesos más largos, es importante conectar con la idea de que invertir tiempo en un determinado momento puede ahorrar tiempo en el futuro, ya que se están atendiendo tensiones que, si no las abordamos ahora, pueden surgir más adelante de forma más intensa y difícil de gestionar.
Si tenéis ganas de profundizar más en este tema, aprender y conocer herramientas y recursos para abordar este tipo de procesos, compartir vuestra experiencia y vuestras preguntas con nosotros o con otras organizaciones, podéis inscribiros en el módulo ‘Nuevos modelos organizativos y de gobernanza y herramientas para la gestión del cambio’, del Curso de Curas y Gestión democrática.