Un article elaborat pel nostre equip especialitzat en organitzacions
Fins on obrim una decisió? Qui hi ha de participar? I, quan és el moment de tancar?
Aquestes són les preguntes que ens fem i que ens fan cada dia més organitzacions que volen introduir una cultura més democràtica i més participativa en el seu funcionament sense deixar de ser eficients i sostenibles a tots els nivells (econòmic, humà, etc.).
Des de Fil a l’agulla compartim amb vosaltres algunes idees per si us poden ajudar en aquest procés:
La importància de la claredat
Sigui
quin sigui el model jurídic i el model organitzatiu que té la vostra
organització, un aspecte que facilita molt a la presa de decisions i la
participació el fet que hi hagi claredatde quin és l’organigrama (qui fa què) i quin és el sistema de governança o presa de decisions: en quins espais es pren cada tipus de decisió, quines persones o grups, de quina manera, com es participa, etc.
La importància de la legitimitat i la confiança
Notem molts malentesos referents al lideratge democràtic, i també notem que sovint es confon participació amb “decidir-ho tot entre totes” o amb “que tothom hagi d’opinar de tot”.
Des del nostre punt de vista és important que la persona o grup que lidera estigui disposada a escoltar el feedback i promogui la participació que es necessita en cada moment. Al mateix temps, és igualment important que les persones o l’equip que és liderat aprengui a confiar i legitimar les decisions que el grup que lidera pren en un determinat moment. És aquesta dansa entre opinar i al mateix temps donar marge perquè es puguin provar idees acceptant que potser s’hauran de revisar i anar-se ajustant i que forma part del procés donar-se’n compte, assumir responsabilitat i seguir aprenent.
L’habilitat d’obrir i de tancar
Aquest és un dels reptes claus a l’hora de practicar una presa de decisions més participativa. Creiem que les persones que lideren (des d’un rol formal o no) han de tenir l’habilitat d’obrir —preguntar, escoltar, crear espais participatius, etc.— i també han de tenir l’habilitat i la valentia de tancar —recollir, incorporar tots els feedbacks i prendre una decisió per poder avançar.
Si obrim poc, podem prendre decisions poc connectades amb el tot i perdrem sentit i pertinença. I si obrim massa, podem tenir molts temes oberts que no es tanquen mai, sensació d’esgotament i pèrdua d’eficiència.
Què vol dir “obrir”?
Obrir vol dir promoure la participació, escoltar. Poden ser espais diferents:
Espais d’indagació a nivell de contingut:
- Espais per recollir feedback sobre el contingut d’una proposta, projecte, etc. (es pot començar fent una proposta i portar-ho a l’equip perquè l’alimenti o bé obrir primer un espai d’indagació per recollir idees a partir de les quals elaborar una primera proposta que després tornarem a portar a l’equip).
- Espais per indagar sobre un tema: es pot obrir un espai per veure què es pensa d’un tema, buscar els diferents punts de vista, tenir un diàleg fent servir tècniques d’indagació com els barrets d'Edward de Bono, el World Cafè, el Cafè Diàleg, etc.
- Les persones i/o equips que lideren un tema necessiten buscar els coneixements i les expertes que es necessiten.
Espais d’escolta de les reaccions:
- Espais on les persones poden expressar les seves reaccions, com els hi arriba una determinada proposta o decisió. Això seria només un espai d’escolta. Per preparar-nos per aquest espai ens podem preguntar: quines reaccions anticipo? Quines em poden costar més d’escoltar? i treballar-les una mica prèviament.
- A vegades hi ha decisions que representen un canvi cultural i poden generar resistències. Escoltar aquestes resistències, tenir-les en compte i acompanyar-les és important per poder prendre la decisió amb més consciència i també per ajudar les persones a acceptar la decisió.
- Quan obrim espais sovint ens trobem amb crítiques. Algunes crítiques, quan podem agafar-ne l’essència, allò que és més important del contingut, poden ajudar a connectar més amb el propòsit, la visió, el somni alt, ens recorden quin som, l’ètica, l’ús que volem fer del poder… Altres crítiques, les que insisteixen a portar una vegada i una altra un punt de vista diferent a l’acordat, o les que es fan de manera irrespectuosa, el que necessiten és que posem un límit per poder cuidar-nos a nosaltres, l’equip i l’organització.
Què vol dir “tancar”?
Tancar vol dir que ja no demanem més opinions i que prenem una decisió sobre el tema,
tenint en compte el propòsit, els feedbacks recollits, el moment i
totes les altres necessitats de l’organització que necessiten atenció.
Tancar vol dir prendre una decisió per poder avançar, i tenir una
direcció que anirem revisant segons el feedback que anem rebent.
Hi ha molts mètodes diferents de presa de decisions que ens poden ajudar en determinats moments per poder tancar (les votacions, el consens, el consentiment, etc.). Cada organització i equip ha de trobar els que li semblin més útils per la seva cultura interna i per cada moment.
El que pot resultar més difícil de “tancar” en una cultura organitzativa més basada en l’autogestió és prendre una decisió sabent que no tothom hi estarà totalment d’acord. Això ens costa perquè tenim molt integrada la cultura del consens i volem “que tothom estigui bé” o bé ens organitza massa “la necessitat d’agradar a tothom”. En aquests moments ens pot ajudar connectar amb el sentit, el propòsit, el bé comú que ens porta a prendre la decisió.
Llavors, quan obrir i quan tancar?
Identificar
quin és el moment d’obrir i tancar és molt important. Per veure quin
tipus de procés volem engegar, pot ser útil veure el tipus de decisió
que necessitem prendre i l’abast que té. Quan les decisions són
estratègiques i/o tractem temes que toquen la identitat i la cultura de
l’organització (propòsit, visió, salaris, etc.) pot ser útil poder obrir
la participació a més persones o a tota l’organització. Quan les
decisions són més o operatives o tenen a veure només amb un equip pot
ser útil obrir-ho només a l’equip corresponent o a les persones a qui
més impacte la decisió.
Pel que fa als processos més llargs, és important connectar amb la idea que invertir temps en un determinat moment pot estalviar temps en el futur perquè s’estan atenent tensions que, si ara no les processem, en les podem trobar més endavant de forma més escalada i difícil de gestionar.
Si
teniu ganes d’aprofundir més en aquest tema, aprendre i conèixer eines i
recursos per abordar processos d’aquest tipus, compartir la vostra
experiència i les vostres preguntes amb nosaltres o amb altres
organitzacions, us podeu apuntar al mòdul ‘Nous models organitzatius i de governança i eines per a la gestió del canvi’, del Curs de Cures i Gestió democràtica.